Fünf Schaubilder fürs Vereinsmanagement

Bekannte Management-Theorien verknüpft mit persönlichen Erfahrungen aus meiner langjährigen Arbeit bei der Jungen Presse Berlin: Fünf Schaubilder für die Organisation von Vereinen und die Projektgestaltung im Jugendbildungsbereich.

Die Grafiken sind allen gewidmet, die freiwillige Organisationen besser analysieren und voranbringen möchten. Anregungen oder Kritik? Sehr gern! Schreiben Sie mir!

(1) Motivation: Wann wir in Vereinen aktiv werden

Grafik: Henrik Nürnberger/ Junge Presse Berlin e.V.

Zum Glück gibt es immer wieder jene „Überaktiven“, denen manchmal nur eine Idee oder Zukunftsvision ausreichen, um sich aufopferungsvoll in einen Verein einzubringen – ganz gleich, wie gut der Status Quo der Organisation ist. Leider ist diese Spezies selten. Zu selten. Letztlich wird es immer darauf ankommen, neue Mitstreiter aktiv für den Verein zu gewinnen.

Dafür lohnt sich der Blick auf vier grundsätzliche Anreize, die einen Verein aus meiner Sicht attraktiv machen und Menschen dazu bewegen können, sich auch längerfristig einzubringen: Nette Leute, Entwicklungsperspektiven, ein ansprechendes Angebot und schlicht die „objektive Ressourcen“, sich mit Zeit und den individuellen Mitteln einzubringen. Theoretisch schön, doch in der Praxis wird klar: Diese Ansprüche reihum zu erfüllen wird eine ganzheitliche Aufgabe, die nie zu 100 Prozent gelingen kann, schon gar nicht in freiwilligen Organisationen. Manches lässt sich auch nicht nebenbei managen: Menschen finden sich mal mehr oder weniger sympathisch, natürlich wird ein persönliches Engagement immer von eigenen Zeitbudgets abhängen und auch der Vereinszweck setzt Grenzen darüber, was inhaltlich geboten werden soll.

Dennoch ist die Genese von Engagement kein Zufallsprodukt: Wer die Checkliste im Schaubild durchgeht wird schnell Ausbaupotenziale für den eigenen Verein erkennen. Ich behaupte: Sollten alle vier Potenziale eher besser als schlechter gegeben sein, wird sich eine Organisation nicht über Zulauf beklagen können.

(2) Gemeinsam wachsen: Schritt für Schritt erfolgreicher oder frustrierter?

Grafik: Henrik Nürnberger/ Junge Presse Berlin e.V.

Man könnte ja mal…“ – aus diesem Halbsatz kann ganz Großes gedeihen (meistens bleibt es aber beim „könnte“). Selten mangelt es an Ideen, ja auch an „kreativer Unruhe“ scheitern Projekte vor allem in jungen Vereinen eher selten. Nachdem auch geklärt ist, wer eigentlich „man“ ist und sich schließlich eine Gruppe an Aktiven daran versucht, etwas aus den Ideen zu machen, wird deutlich, dass es fürs Gelingen freilich auf sehr viel mehr ankommt.

Im Schaubild sind die diese Voraussetzungen für die Zielerreichung als Treppenstufen dargestellt: Jede genommene Stufe bringt dich dem Erfolg näher, jeder Schritt zurück führt unweigerlich zur Frustration – danach will nämlich gut überlegt sein, ob es sich lohnt, noch einmal einen Schritt nach oben zu wagen (zumal die Fallhöhe wächst).

Nach meiner Erfahrung wird bei einer Hatz zum Erfolg oft die letztere Stufe zu zögerlich betreten: Hier stellt sich noch einmal die Frage: „Wofür haben wir das gemacht?“ Wie die Antwort auch ausfallen mag: ganz am Ende muss eine „Danke“ an die Mitstreiter stehen – sonst war es der vielleicht letzte gemeinsame Aufstieg.

(3) Projekt-Realisierung: Der kleine aber wichtige Unterschied zwischen Leistung und Wirkung

Grafik: Henrik Nürnberger/ Junge Presse Berlin e.V.

Gerade im Bildungssektor sind Ziele oft eher abstrakter Natur („Kompetenzgewinn“, „Motivation“, u.a.) und in jedem Fall schwer zu messen – trotz Feedback-Runden oder allseits bekannten Evaluationsmitteln wie Fragebögen. Ob bei einem gut organisierten Workshop tatsächlich auch für den Einzelnen wertvolles Wissen vermittelt wurde, ist zunächst ebenso unklar wie die Frage, ob Teilnehmende auch langfristig bei der Stange bleiben, ja eventuell selbst später einmal ihrere Erfahrungswerte mit dem Verein teilen.

Mit einem abgeschlossenen Projekt ist es also nicht vorbei: Eine aktive Kontaktaufnahme und die Einbeziehung von Teilnehmenden in weitere Projekte kann befördern, dass aus ihnen vielleicht spätere Teamer werden. Für Vereine, in denen es genau auf dieses „ständige Geben und Nehmen“ ankommt, kann dies elementar sein. Abseits der konkreten Ergebnisse bzw. der Leistung sollten sich Aktive also immer auch die Frage stellen, welche langfristigen Ergebnisse mit Projekten erreicht werden können bzw. sollen.

(4) Reflexion und Strategieentwicklung: Eine schonungslose Inventur

Grafik: Henrik Nürnberger/ Junge Presse Berlin e.V.

Hinter dem Schaubild verbirgt sich die bekannte SWOT-Analyse, stehend für die Kategorien Strenghten (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Bei diesem Schema, aus dem passende Strategien für Organisationen entwickelt werden sollen, geht so manchen BWLer das Herz auf. Und ich gebe zu: auch mir. Denn durch die Anwendung dieses scheinbar recht trivialen Analysemodells kommen in Gestalt einer tiefgehenden Reflexion des Vereins alle Sorgen sowie ungenutzte Potenziale gleichermaßen auf den Tisch.

Doch dies ist nur der halbe Schritt: Es kommt nämlich darauf an, die richtigen Schlüsse ‐ dargestellt durch die dünnen Fäden ‐ zu ziehen: Welche Stärke können wir ausspielen, um Risiken XY für den Verein zu minimieren? Welche Schwächen können wir auswetzen, wenn wir die Chancen XY nutzen? Am Ende sollten sich über das Analyse-Schema Prioritäten für konkrete und vor allem realistische, d.h. den eigenen Ressourcen entsprechende Schritte ableiten lassen, die im Verein nur darauf warten, umgesetzt zu werden. Wichtig: Für die Anwendung der SWOT-Analyse sollten sich Vereinsaktive lieber etwas mehr Zeit nehmen. Die Analyse kann auch hervorragend bei der Entwicklung einzelner Projekte angewendet werden.

(5) Umsetzung von Strategien: Es kommt erstens anders und zweitens als man geplant hat  

Grafik: Henrik Nürnberger/ Junge Presse Berlin e.V.

Keine Strategie ist so gut erdacht, als dass sie jemals zu 100 Prozent genau so umgesetzt werden könnte. Das gilt vor allem für Vereine: Schnell übernimmt man sich mit Aufgaben, Mitstreiter gehen oder neue kommen hinzu, das Budget schwankt oder manche Idee stellte sich als kaum umsetzbar heraus. Egal!

Dies soll nun kein Aufruf dafür sein, sich kopflos in Projekte zu stürzen: Planung und Strategieentwicklung ist vor allem in Teams wichtig, um gemeinsam an einem Strang ziehen zu können. Aber nur weil sich mancher Weg als Irrpfad entpuppt hat und einiges nicht so umgesetzt wird, wie ursprünglich geplant, muss das noch längst nicht ein Scheitern des Projekts bedeuten. Wahrscheinlich ist auch das Ergebnis am Ende anders als erwartet – aber anders ist bekanntlich nicht zwingend schlechter. Für die Projektorganisation im Verein ist es sinnvoll, Strategien offen für Alternativen und passend zu Unabwägbarkeiten zu gestalten.

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